Taloyhtiöiden henkilörekisterit
Taloyhtiöt laativat omista henkilörekistereistään tietosuojaselosteen ja Kiinteistöpalvelu OIVA Oy käsittelee näitä rekistereitä huoltosopimuksen ja henkilörekistereiden käsittelysopimuksen mukaisesti eli toimii ainoastaan tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä.
Kiinteistöpalvelu OIVA Oy huolehtii taloyhtiöiden henkilörekisterien käsittelijänä näihin rekistereihin ja niissä oleviin henkilötietoihin liittyvien tietosuojavelvoitteiden asianmukaisesta täyttämisestä siinä laajuudessa, kuin sovittu kiinteistöhuoltopalvelu sitä edellyttää. Henkilötietoja käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen, kotimaisen lainsäädännön sekä niitä koskevien tulkinta- ja oikeuskäytännön mukaisesti.
Kiinteistöpalvelu OIVA Oy käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat palvelujemme toteuttamisen kannalta välttämättömiä. Käsittelemämme tiedot liittyvät pääsääntöisesti tilanteisiin, joissa joudumme avaamaan oven tai suorittamaan huoltokäynnin asukkaan, asukkaan edustajan/huoltajan/edunvalvojan/palveluyrityksen edustajan tai viranomaisen pyynnöstä.
Voimme avata oven vain asukasrekisteriin tallennettujen tietojen perusteella, joten asukkaan kannatta huolehtia omatoimisesti tietojensa ja mahdollisten valtuutusten ajantasaisuudesta.
Asukasluetteloon tai sitä vastaavaan rekisteriin voidaan tallentaa tieto asukkaan valtuuttamasta nimetystä edustajasta (esimerkiksi lähiomainen tai vastaava luottohenkilö), huoltajasta (lähi- ja etähuoltajat), edunvalvojasta tai palveluntarjoajasta (koti- ja turvallisuuspalvelut).
Vastaavasti taloyhtiön rekisteriin tulee ilmoittaa tieto myös niistä henkilöistä, joilla on oikeus tehdä asuntoa koskevia vikailmoituksia ja huoltotyötilauksia asukkaan puolesta, jotta tieto tulee myös huoltoyhtiölle.
Rekisterinpitäjä
Kaikkien huoltosopimuksiemme virallisena rekisterinpitäjänä toimii kyseinen asunto-osakeyhtiö, joka on voinut valtuuttaa rekisterin ylläpidon isännöitsijälle.
Omien tietojen tiedustelut ja korjaukset
Rekisteröityjen tietosuojaa koskevat tietojen tiedustelut ja korjaukset tulee aina osoittaa rekisterinpitäjälle. Mikäli kyse on asunto-osakeyhtiön, kiinteistöosakeyhtiön tai vuokranantajan henkilötietorekisteristä, tulee tiedustelut osoittaa kyseiselle rekisterinpitäjälle tai kyseisen rekisterin ylläpitäjäksi valtuutetulle.
Omien tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Rekisterissä olevalla henkilöllä on lisäksi oikeus vaatia hänestä tallennettujen tietojen korjaamista sekä kieltää itseään koskevien tietojen käsittelyn suoramarkkinointia, etämyyntiä sekä markkinointi- ja mielipidetutkimuksia varten.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisterinpitäjä ei täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
Kiinteistöpalvelu OIVA Oy ei harjoita edellä mainittuja toimintoja eikä tallenna tai luovuta käsittelemiään tietoja näihin tarkoituksiin.
Oman taloyhtiösi henkilörekisterien tietosuojaselosteen voit pyytää isännöitsijältä tai hallituksen edustajalta, mikäli sitä ei ole esimerkiksi nähtävillä taloyhtiön ilmoitustaululla, jaettu asuntokohtaisesti tai julkaistu verkossa taloyhtiön asukassivuilla.
Taloyhtiöiden henkilörekistereitä ovat esimerkiksi
- Osake- ja osakasluettelot, joihin tallennetaan esimerkiksi osakkaan nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, Y-tunnus tai muun huoneiston haltijan nimi, kuten jakamattomassa kuolinpesässä lesken hallintaoikeus tai pesänhoitajan tiedot.
- Asukasluettelo/-rekisteri, johon tallennetaan esimerkiksi asukkaan nimi, syntymäaika (tai henkilötunnus, mikäli yksilöinti on tarpeen mm. laskutuksen tai perinnän mahdollistamiseksi), osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiointikieli ja asukkaan käyttämät palvelut (sauna- ja pyykkitupavuorot tai autopaikat) sekä muut vastaavat hallinnon hoidon edellyttämät tiedot.
- Asukasluetteloon tai vastaavaan rekisteriin voidaan tallentaa myös asukkaan omia tietoja vastaavia tietoja asukkaan valtuuttamasta edustajasta (kuten oven avauslupa ja/tai lupa asukkaan lukuun tehtävistä huoltotilauksista), huoltajista (lähi- ja etähuoltajat), edunvalvojasta sekä palveluntarjoajasta (koti- ja turvallisuuspalvelut). Edellä mainittujen valtuutettujen tietojen luovuttaminen taloytiön rekistereihin edellyttää valtuutetun lupaa, palveluyrityksen osalta lupaa tai vastaavaa sopimusta ja edunvalvojan kohdalla viranomaismääräystä tai vastaavaa vahvistusta.
- Remonttirekisterit, johon tallennetaan osakkaan tietojen lisäksi vastaavat tiedot eri yhteyshenkilöstä, kuten urakoitsijan, suunnittelijan ja valvojan tiedot sekä muita vastaavia hallinnon hoidon edellyttämäiä tietoja.
- Avaimiin liittyvät rekisterit sekä tallentavaan lukitusjärjestelmään tai kameravalvontaan liittyvät rekisterit (jos asennettu kohteeseen).